quarta-feira, 30 de maio de 2012

Escritório virtual, uma opção ao home office


Para reduzir custos, muitas empresas reforçam os negócios pela internet e enxugam suas estruturas físicas. O avanço tecnológico permitiu que pequenos e médios empreendimentos pudessem surgir dentro de residências. Apesar das vantagens (especialmente financeiras), o home office tem seus limites. Quando é preciso separar a vida profissional e a doméstica, impedindo que seu negócio pareça amador ao mercado ou que a privacidade da família seja invadida, os escritórios virtuais (ou inteligentes) são uma alternativa. O serviço pode oferecer desde linha telefônica com atendimento personalizado e endereço comercial nobre para correspondência a salas mobiliadas e decoradas ao gosto do freguês.


 - É o conceito de apart-hotel aplicado ao escritório. Você pode levar seu computador, fotos das crianças e arquivos - explica Luciana Lessa, dona da BQ Rio, há 12 anos em atividade. - Mas se a luz queima ou se a recepcionista falta, não é preocupação do empresário.


 De acordo com a Associação Nacional de Centros de Negócios e Escritórios Virtuais (ANCNev), o preço médio do aluguel de um sala, por hora, é de R$ 20. Os contratos podem ser mais longos: por um mês, paga-se de R$ 1 mil a R$ 3 mil - dependendo do estado, bairro, tamanho do cômodo e número de pessoas que trabalharão nele. O serviço inclui acesso à internet, recepcionistas, café e telefone. Os escritórios virtuais são muitas vezes procurados na hora de receber investidores, clientes e fornecedores. Ou ainda fazer palestras e treinamentos. Mas um ambiente alugado, por curto tempo, não pode parecer frio demais?


 - Quando aluga por tempo integral, o locatário pode decorar como quiser. Também conheço pessoas que alugaram uma sala por uma hora e levaram uma mala de livros e fotografias da família. Tudo para aparentar que a sala era delas! - conta Paulo Roberto Karnas, da ANCNev.


O escritório virtual disponibiliza até seu endereço para que o empresário coloque em seu cartão de visitas. No lugar de receber ligações em casa, ele pode optar pela central telefônica do escritório - mesmo que esteja em seu home office. Neste caso, uma telefonista atenderá a chamada como se o escritório existisse fisicamente naquele local e reencaminhará a ligação ao cliente.


O serviço se popularizou no país na última década e hoje existe nas principais capitais do Sudeste, Sul e Nordeste, além de Brasília. É uma opção para pequenas empresas na fase de implantação, que não podem investir ainda em sede própria, e médias na fase de expansão, quando precisam testar novos mercados em outros estados.


Há 12 anos trabalhando num escritório virtual, Paulo Roberto Gama, dono de pequena empresa de consultoria em Recursos Humanos, na capital gaúcha, afirma que a relação entre custo e benefício é vantajosa:


- Os outros empresários gastam mais e se preocupam mais. Eu me concentro no meu negócio, não em condomínio, impostos, café e recepcionista. Só entro no escritório para trabalhar.


Gama ainda enfrenta outros obstáculos: mora em um sítio a 25 quilômetros de Porto Alegre e não se considera disciplinado para trabalhar em casa. Paulo Roberto Karnas, da ANCNev, conta outro caso em que a vida doméstica influenciou na contratação do serviço:


 - Um executivo demorou a decidir entre continuar a trabalhar em seu home office e alugar um escritório virtual. Numa tarde, ele dormia após o almoço e o telefone tocou. Do outro lado da linha, o patrão, de São Paulo. O filho atendeu à chamada e respondeu: "Papai está dormindo". Isso poderia acontecer com um cliente ou um investidor.


De acordo com Luciana Lessa, da BQ Rio, os clientes começam geralmente com serviço part time (aluguel dos serviços telefônicos, do endereço comercial e, esporadicamente, do escritório) e, conforme cresce o negócio, passam ao full time (pela demada de maior tempo e espaço). Os contratos podem ser feitos por períodos curto e revogáveis. Também não é comum a cobrança de depósito antecipado.


Fonte: Jornal O GLOBO/ http://escritorioparanegocios.blogspot.com.br/2012/05/escritorio-virtual-uma-opcao-ao-home.html